La importancia de mantener los datos actualizados

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No importa qué tipo de negocio ejecute, en algún momento, tendrá que manejar direcciones, incluidas direcciones de clientes, direcciones de proveedores.

Las empresas trabajan duro para asegurarse de tener la Información de direcciones y horarios correctas en la libreta de direcciones, pero las cosas no siempre salen bien.

 

Técnicamente hablando, todo tipo de empresas necesitan direcciones. Este es el por qué:

 

Las empresas necesitan información sobre los proveedores : casi todas las empresas tienen que tratar con proveedores. Los restaurantes, por ejemplo, deben estar en contacto con proveedores de verduras, proveedores de carne, etc.

 

Es posible que no siempre necesiten enviar a un empleado a la dirección indicada, pero deben tenerlo en el libro de registro en caso de que haya una emergencia. Además, también deben mencionarlo en las facturas y otros documentos relevantes. Aparte de esto, es posible que necesite la dirección para enviar documentos por correo. 

 

Las empresas necesitan los datos de contacto de los empleados, Direcciones y horarios : esto es muy importante porque no sabe cuándo podría ocurrir un accidente en el trabajo. En tal escenario, es su responsabilidad asegurarse de que el empleado llegue a casa sano y salvo.

Conocer la dirección del empleado puede ser de gran ayuda en este sentido. Además, es posible que incluso necesite la dirección para enviar documentos por correo, como nóminas, avisos legales, etc.

 

Los detalles del cliente son esenciales : ahora, aquí viene la parte más importante. Casi todas las empresas necesitan direcciones de clientes:

 

Para entregar mercancías : esta es una obviedad. Si está en un negocio de producción de bienes, necesitará las direcciones de los clientes para cumplir con los pedidos. 

 

Para crear perfiles de clientes : alguna vez leyó acerca de una empresa que se hace un hueco en un mercado específico. ¿Cómo cree que las empresas pueden identificar sus mejores mercados? Es creando perfiles de clientes. Estos perfiles les dicen todo sobre un cliente, incluida su ciudad o pueblo.

 

Una vez que una empresa tiene toda esa información, puede evaluar dónde son más populares. Esta información puede resultar muy útil para elaborar el plan de marketing adecuado.

 

Para enviar materiales de marketing : todavía vivimos en la era de los 'correos'. Las empresas envían regularmente correos electrónicos físicos, boletines y otros documentos similares a suscriptores y clientes. 

 

Estos documentos se redactan especialmente en función del público objetivo y se envían a direcciones específicas para que la empresa pueda disfrutar de un alto retorno de la inversión. 

 

Por ejemplo, una empresa que ofrezca 'fórmula para recién nacidos' enviaría folletos a una casa que tenga al menos un niño pequeño. El folleto no generará clientes potenciales si llega a un hogar sin bebés.

 

Para una mejor planificación : las empresas necesitan direcciones completas para planificar correctamente. Piense en FedEx. La empresa puede entregar miles de paquetes en un día porque tiene direcciones completas.

 

Los clasifica según el área y luego entrega cada paquete a tiempo. El trabajo habría sido casi imposible sin las direcciones correctas. 

 

Para fines de facturación : en algunas partes del mundo, las facturas no son válidas si no contienen las direcciones completas y correctas tanto del vendedor como del comprador. 

Por eso es importante que las empresas tengan acceso a direcciones completas para que puedan emitir facturas válidas. De lo contrario, es posible que tengan problemas con los impuestos.

 

¿Cómo recopilan las direcciones de las empresas?

 

Las empresas utilizan una variedad de métodos para recopilar información. Algunas de las herramientas más comunes incluyen:

 

Cookies e IP : Cuando accedes a un sitio web, deja información sobre tu ciudad. Si bien es posible que no indique su dirección exacta, las empresas suelen utilizar esta información con fines de marketing.

 

Formularios físicos : cuando trabaja con una empresa, es posible que le soliciten que complete un formulario. Este formulario tiene espacio para su dirección. Las empresas utilizan este formulario para introducir información en el sistema y siempre existe un alto riesgo de introducir información incorrecta.

 

Formularios en línea : siempre que cree una nueva cuenta en un sitio que requiera la entrega de productos, se le pedirá que envíe la información de su dirección. 

 

Algunas empresas utilizan las últimas herramientas que guardarán su información y la completarán automáticamente cuando encuentre un formulario similar en el futuro. 

 

Estas herramientas son de gran importancia ya que reducen el riesgo de errores y también ahorran tiempo. 

 

Documentos : aunque es poco común, algunas empresas obtienen la dirección de documentos como facturas, licencias de conducir, currículums, etc. Un problema importante con este método es que la información a menudo puede estar fechada.

 

Mapas : esta es una nueva técnica que utiliza GPS para encontrar su información. Sin embargo, no está disponible en todos los dispositivos.

 

Además, en algunos casos, los formularios pueden recopilar automáticamente información sobre su país, estado según su dirección IP. Es posible que ni siquiera tenga la opción de cambiar esta información a menos que envíe los documentos de verificación de identidad y dirección requeridos.

 

A continuación se muestran algunas ventajas:

 

Costo reducido : como se ve en el ejemplo anterior, las direcciones correctas pueden ayudar a las empresas a ahorrar costos. 

 

Supongamos que una empresa gasta 2 euros en la entrega de un paquete, pero se recupera debido a una dirección incorrecta. 

 

Tiempo ahorrado : cuando tenga las direcciones correctas, tendrá más tiempo disponible. 

No habrá entregas fallidas que atender. Sus empleados podrán dedicar tiempo a otros trabajos y su negocio prosperará. 

 

Mejor eficiencia : todas las empresas quieren ser eficientes y esto solo es posible cuando utilizan los recursos que les dan de la mejor manera posible. Tener acceso a información correcta puede ser de ayuda en este sentido.

 

Mayor satisfacción del cliente : los clientes confían en empresas que cumplen con los plazos y entregan productos de manera oportuna. También es más probable que reutilicen y recomienden empresas que respeten sus plazos. 

 

Aumente la lealtad : lo crea o no, la dirección correcta puede ayudar a mejorar la lealtad entre consumidores y trabajadores. 

 

Los empleados se enorgullecen de trabajar para una empresa que no comete "errores", lo que mejora la fidelidad. Lo mismo ocurre con los clientes, ya que les encanta trabajar con empresas fiables.




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